fbpx

Ułatwiające życie skróty w Excelu, które warto znać

chart-close-up-data-desk-590022

Skomplikowane wyliczenia, tabelki, liczby, wykresy, operacje na kolumnach i wierszach – to tylko niewielka część rzeczy, które można zrobić w arkuszu kalkulacyjnym. Opracowywanie danych czasem bywa skomplikowane i czasochłonne. A co gdyby chociaż odrobinę przyspieszyć takie działanie? Przeczytaj i zobacz garść nie każdemu znanych skrótów, które mogą ułatwić Twoją pracę w Excelu.

Zapewne wielu z Was korzysta z popularnego pakietu biurowego od Microsoftu w pracy albo w domu. W tym artykule postaram się przybliżyć parę skrótów, które mogą przyspieszyć Ci pracę w Excelu. Skróty zostały zaprezentowane na przykładzie nieco już leciwego MS Excel 2010. W późniejszych wersjach tego oprogramowania również nie powinno być problemu z ich stosowaniem. Zdaję sobie sprawę, że skróty, które opiszę, to jedynie kropla w morzu, ale mam nadzieję, że i ta kropla wystarczy, aby chociaż trochę usprawnić pracę w arkuszu kalkulacyjnym.

Absolutnie warto je mieć pod ręką

Wydaje mi się, że jednym z najczęściej eksploatowanych skrótów jest Ctrl + Z odpowiadający za szybkie cofanie wprowadzonych zmian. Szczególnie przydatny, gdy szybko wprowadzasz dane i łatwo o pomyłkę. „Po drugiej stronie” leży Ctrl + Y.Dzięki niemu z kolei szybko powtórzysz wykonywaną operację, taką jak na przykład niepotrzebne cofnięcie wprowadzonych zmian za pomocą Ctrl + Z. W tabeli powyżej pominąłem bardziej oczywiste (tak mi się wydaje) skróty odpowiadające za kopiowanie, wycinanie i wklejanie – Ctrl + C, Ctrl + V i Ctrl + X.

Sumowanie – być może często z niego korzystasz. Na skróty wystarczy użyć kombinacji Alt + =. Wtedy sprawnie zsumujesz liczby z komórek powyżej (pionowo) lub poziomo (po lewej). Gdy Excel nie będzie mógł się odnaleźć, które liczby zsumować, to zobaczysz gotową formułę sumy, w ramach której możesz wybrać odpowiednie komórki. Szybkie wpisanie kilku wierszy w jednej komórce to też nie problem ze skrótem Alt + Enter – przykład widzisz na zdjęciu powyżej obok wymienionego skrótu.

Z kolei Ctrl + ~(tylda) daje Ci możliwość wglądu w komórki w trybie wzoru, tak jak widzisz na zrzucie ekranu powyżej obok wypisanego skrótu. Aby wyłączyć tryb wzoru, kliknij ponownie Ctrl + ~. Wydaje mi się, że wśród bardzo ułatwiających życie skrótów nie może zabraknąć też skrótu dotyczącego wyszukiwania w arkuszu i wyszukiwania z zamianą tekstu. Łatwo wyszukasz za pomocą Ctrl + F, a wyszukasz i od razu zamienisz (np. określony tekst w danym arkuszu) używając skrótu Ctrl + H.

Szybkie wstawianie aktualnej daty i godziny

Aby sprawnie do aktywnej komórki wstawić datę lub godzinę, wystarczą dwa skróty. Aby dodać aktualną datę, kliknij Ctrl + ;. Z kolei aktualną godzinę i minutę wstawisz wciskając Ctrl + Shift + ;. Możesz również w taki sposób wstawić datę i godzinę w tej samej komórce używając jednego skrótu po drugim.

Niektóre skróty na F…

Nie chcąc zbyt mocno się rozdrabniać i zanudzać wieloma skrótami na F, wybrałem jedynie część z nich. Wśród takich ułatwiających życie skrótów znajdziesz m.in. F1, którego możesz użyć, gdy będziesz potrzebował pomocy – wtedy wyskoczy Ci pole pomocy, w które można wpisać szukane zagadnienie.

Innym przydatnym skrótem jest F2 – dzięki niemu sprawnie rozpoczniesz edycję wybranej komórki (zamiast np. klikać na nią dwa razy myszką). F4 z kolei pomoże powtórzyć ostatnią wykonywaną czynność (podobnie jak skrót Ctrl + Y). Może Ci się to przydać np. w sytuacji, w której zmieniasz formatowanie wybranej komórki (np. kolor wypełnienia), a później chcesz sprawnie zrobić to samo na innej komórce.

Wybranie F5 zabierze Cię do wskazanego adresu komórki (lub nazwy, którą nadałeś(aś) komórce), np. po naciśnięciu możesz wpisać C15 i wylądujesz w komórce C15. Podobny efekt uzyskasz stosując Ctrl + G. Może się to przydać na przykład w sytuacji, gdy w rozbudowanym arkuszu przeliczasz wartości w oparciu o dane z konkretnej komórki i potrzebujesz ją sprawnie zaktualizować, a nie chce Ci się przewijać przez cały arkusz.

F7 pomoże Ci szybko sprawdzić poprawność pisowni w aktywnej komórce. Gdy naciśniesz F9, to automatycznie zostaną przeliczone arkusze w otwartych skoroszytach. Bardzo ciekawym skrótem jest F11, który automatycznie wstawia wykres z zaznaczonych danych. Wystarczy jedynie zaznaczyć wzbrane dane i nacisnąć F11. W moim przypadku wykres znalazł się w nowo utworzonym arkuszu Wykres.

Łatwiejsze zaznaczanie – klawiaturą

W Excelu faktycznie czasem, wbrew pozorom, sprawniej zaznacza się komórki korzystając z klawiatury. Za pomocą skrótu Ctrl + Shift + strzałka (np. dół) łatwo zaznaczysz wypełniony danymi obszar. Na poniższym przykładzie było to od 1 do 4. W przypadku użycia strzałki w prawą stronę, gdy aktywna byłaby komórka z „1”,  zaznaczył(a)byś odpowiednio komórki z „1”, „a”, „2”.

Skrót Ctrl + Spacja zaznacza całą kolumnę, w której znajduje się kliknięta komórka. Z kolei Shift + Spacja wybierze cały wiersz, w którym znajduje się wybrana komórka. Skrót Ctrl + A zaznaczy cały aktywny obszar, czyli posługując się przykładem powyżej, będzie to taki zakres komórek jak poniżej (nie ma znaczenia, na którą z nich przedtem klikniesz):

Tak jak zaznaczałem na początku, to jedynie skromna część skrótów, które mogą pomóc Ci przyspieszyć pracę w Excelu. Przeszukując zakamarki sieci z pewnością znajdziesz jeszcze jakieś dodatkowe skróty, dzięki którym praca z danymi w arkuszu kalkulacyjnym stanie się jeszcze łatwiejsza.

red. Bartosz Zdunek
zrzuty ekranu: z MS Excel 2010

Dodaj komentarz